Организиране на работна библиотека

Създаването на работна библиотека, в която да съхраняваме файловете си е в основата на успешния бизнес. Какво пък толкова сложно има в събирането на работни файлове на едно място? Нищо кой знае какво, ако имаме десетина клиенти. Съвсем другояче стоят нещата във фирма със 50+ клиенти и 5 или повече служители в отдел “предпечат“, където всеки има свое виждане върху думата “подредба“.

На първо място е създаването на единна концепция за именуване и съхранение, която да се спазва от всички във фирмата. Основна цел на въпросната концепция е, когато служителят Х седне на компютъра на колегата си Y, да открие брошура Z без съмнение и колебание, че това e правилната версия на въпросната брошура. Според зависимост от ресурсите и технологичния парк на фирмата, библиотеката може да е базирана върху технология/машина>клиент>продукт или само клиент>продукт. Първото е удобно, ако фирмата ползва различни технологии, например ситопечат и офсет и би искала да започне разграничаването първо според използваната технология. В папката за всеки краен продукт пък, който е изработила печатницата би било удобно освен работните файлове да има две подпапки – една в която да се съхраняват файловете за печат и друга, в която да събираме всички файлове, които ни е изпратил клиента, касаещи конкретната поръчка. Така няма да ни се налага да ровим непрекъснато из мейлите си, ако ни е необподима референция, а ако от печатницата ни върнат забележка можем веднага да проверим коректността на изпратения от нас файл за печат.

Веднага след това е определянето на концепцията за именуване на папки за съхранение и файлове. Всички сме се сблъсквали с нищо неговорещи ни имена на папки и файлове, като “bilbord11111“, “na_qnko_diplianata_02“, “проба 4“ и прочие имена, които едва ли са ясни и на създателя си. На някои места предпочитат кирилица, на други – латиница, а на трети спазват езика на изписване на името на фирмата. Въпрос на избор е и всяка от трите има своите предимства и недостатъци. Много е удобно, когато всяка първа дума от името започва с главна буква, тъй като това значително улеснява търсенето. Ако е в политиката на фирмата да съхранява варианти на дадено задание то трябва да се уточни каква наставка ще се поставя след всеки вариант. Това може да бъде “Name – v3-2018-mar-24“, където цялата информация за текущия файл е изнесена след тирето – номер на версията и дата, когато е създадена.

На последно място, но не и по важност е синхронизирането на работата по даден проект, когато по него са ангажирани двама или повече, а информацията по проекта се намира на сървър.

Каквато и концепция да изберете все ще има недволни, затова е важно да подчертаете, че очертаването на тези правила няма за цел да издига граници, а да създаде удобство и най-вече сигурност по време на работа.